KI-Pilotprojekt: Pilot-Steckbrief mit Erfolgskennzahl, Verantwortlichem und Entscheidungs-Gate
Ein KI-Pilotprojekt ist der zeitlich begrenzte Einsatz einer KI-Lösung in einem realen Prozess, um die Wirkung vor der Entscheidung über die Einführung zu messen. Die Pilot-Steckbrief ist ein einseitiges Dokument, das vor Beginn der Arbeiten verabschiedet wird: Sie legt fest, welches Ergebnis die Einführung rechtfertigt, wer entscheidet und bis wann. Der Beitrag enthält die Felder der Charta, ein ausgefülltes Beispiel mit durchgerechneten Schwellenwerten, den Ablauf des Entscheidungs-Gates und typische Fehler.
Beträge und Werte in den Beispielen sind illustrativ und zeigen den Rechenweg. In Projekten arbeiten wir mit den Daten des Kunden.
Dominik Dębski · Lemur Media · · Lesezeit: 5 Min.
Geprüft von Dominik Dębski, 1.11.2026
Was ist eine KI-Pilot-Steckbrief?
Eine KI-Pilot-Steckbrief ist das Gegenstück zur Projektcharta (Project Charter) für ein KI-Experiment: eine Seite, die ein Pilotprojekt in eine geschäftliche Entscheidung mit festem Termin verwandelt. Ein Pilotprojekt umfasst einen echten Prozess, echte Daten und echte Nutzer, aber in begrenztem Umfang, meist ein Team und 6–8 Wochen. Ohne Charta stützt sich die Bewertung auf Eindrücke der Nutzer, und das Pilotprojekt läuft, solange Budget vorhanden ist.
Die Gate-Logik stammt aus dem von Robert G. Cooper beschriebenen Stage-Gate-Modell (der Name erschien 1988 im Druck): Ein Projekt durchläuft Phasen, die durch Gates getrennt sind, an denen über Fortsetzung, Abbruch, Zurückstellung oder Rückkehr in eine frühere Phase entschieden wird. Die Charta wird vom Sponsor vor dem Start verabschiedet und ändert sich während der Arbeiten nicht. Eine Änderung der Erfolgskennzahl während des Pilotprojekts ist ein Signal, dass es gestoppt und neu geplant werden sollte.
Welche Felder enthält die Charta?
Die Charta hat elf Felder; die wichtigsten sind die Erfolgskennzahl mit Schwellenwert, der Ausgangswert und die Entscheidungskriterien. Die übrigen Felder sichern die Durchführbarkeit des Pilotprojekts ab: Daten, Nutzer, Budget und Risiken.
| Feld | Inhalt | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Prozess und Problem | Der Geschäftsprozess, den das Pilotprojekt betrifft, und seine aktuellen Kosten oder sein Ergebnis | Beschreibung der Technologie statt des Prozesses |
| Fachlicher Verantwortlicher | Die Person mit dem Budget für die Einführung nach dem Pilotprojekt | Verantwortlich ist die IT oder der Anbieter |
| Hypothese | Welche Veränderung im Prozess eintritt und warum | Nicht überprüfbare Hypothese, z. B. „Verbesserung der Arbeit“ |
| Erfolgskennzahl und Schwellenwert | Eine Hauptkennzahl mit Schwellenwert, z. B. Verkürzung der Bearbeitungszeit um mindestens 25 % | Mehrere Kennzahlen ohne Festlegung einer Hauptkennzahl |
| Ausgangswert | Wert der Kennzahl, gemessen vor dem Pilotprojekt | Keine Ausgangsmessung |
| Daten | Quellen, Umfang, Zugriffsrechte, personenbezogene Daten | Testdaten statt Produktivdaten |
| Nutzer | Wer die Lösung im Pilotprojekt nutzt und wie viele Personen | Pilotprojekt ausschließlich durch das Projektteam |
| Budget und Zeitrahmen | Kosten des Pilotprojekts, in der Regel 6–8 Wochen | Offener Endtermin |
| Entscheidungskriterien | Wann skalieren, wann korrigieren, wann beenden | Kein Abbruchkriterium |
| Entscheidungstermin | Sitzungstermin und entscheidende Person | Entscheidung „nach Auswertung der Ergebnisse“ |
| Risiken und Risikoklasse nach AI Act | Geschäftliche, rechtliche und Sicherheitsrisiken, vorläufige Risikoklasse | Risikobewertung erst nach Abschluss des Pilotprojekts |
Wie sieht eine ausgefüllte Charta aus?
Das Beispiel betrifft die Angebotserstellung im B2B-Vertrieb eines Unternehmens mit 250–999 Mitarbeitenden.
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Prozess und Problem | Manuelle Beantwortung von Angebotsanfragen, durchschnittlich 45 Minuten pro Angebot |
| Fachlicher Verantwortlicher | Vertriebsleiter |
| Hypothese | Ein Sprachmodell erstellt auf Basis von Anfrage, Preisliste und Katalog einen Angebotsentwurf; der Vertriebsmitarbeiter prüft und versendet ihn |
| Erfolgskennzahl und Schwellenwert | Durchschnittliche Angebotserstellungszeit um mindestens 25 % kürzer bei unveränderter Angebotserfolgsquote |
| Ausgangswert | 45 Minuten pro Angebot, Angebotserfolgsquote 22 % (Durchschnitt aus 3 Monaten) |
| Daten | Anfragen und Angebote der letzten 12 Monate, Preisliste, Produktkatalog; personenbezogene Daten vor der Übergabe an das Modell pseudonymisiert |
| Nutzer | 6 von 18 Vertriebsmitarbeitenden |
| Budget und Zeitrahmen | 8 Wochen, Budget vom Sponsor freigegeben |
| Entscheidungskriterien | Skalieren: Verkürzung um mindestens 25 %. Korrigieren: Verkürzung um mindestens 10 %, aber unter 25 %. Beenden: Verkürzung unter 10 % oder Rückgang der Angebotserfolgsquote |
| Entscheidungstermin | Sitzung der Geschäftsführung in Woche 9 |
Wie rechnet man Schwellenwerte in Minuten und Stunden um?
Prozentuale Schwellenwerte werden vor dem Start in Prozesseinheiten umgerechnet, damit am Gate die gemessene Zeit mit einer im Steckbrief festgehaltenen Zahl verglichen wird. Bei einem Ausgangswert von 45 Minuten liegt die Skalierungsschwelle bei 45 × 0,75 = 33,75 Minuten und die Abbruchschwelle bei 45 × 0,90 = 40,5 Minuten. Volumenannahme: 6 Vertriebsmitarbeitende erstellen zusammen 60 Angebote pro Woche, also 480 Angebote in 8 Wochen.
| Entscheidung | Durchschnittliche Angebotszeit | Einsparung pro Angebot | Einsparung im Pilotprojekt (480 Angebote) |
|---|---|---|---|
| Skalieren | bis 33,75 Min. | mindestens 11,25 Min. | mindestens 90 Std. |
| Korrigieren | über 33,75 bis 40,5 Min. | von 4,5 bis 11,25 Min. | von 36 Std. bis 90 Std. |
| Beenden | über 40,5 Min. | unter 4,5 Min. | unter 36 Std. |
Bei Skalierung auf alle 18 Vertriebsmitarbeitenden und gleichem Tempo (180 Angebote pro Woche) bedeutet die Skalierungsschwelle eine Einsparung von mindestens 180 × 11,25 = 2.025 Minuten, also 33,75 Stunden pro Woche. Dieser Wert wird den Kosten der produktiven Einführung gegenübergestellt.
Wie läuft das Entscheidungs-Gate ab?
Am Gate fällt eine von drei Entscheidungen: skalieren, korrigieren oder beenden, gemäß den im Steckbrief festgehaltenen Kriterien. Vor der Sitzung bereitet das Team einen Vergleich der Kennzahl mit dem Ausgangswert, die Kosten des Pilotprojekts, eine Liste der von Nutzern gemeldeten Probleme und eine Schätzung der Kosten der produktiven Einführung vor. Eine Entscheidung zur Korrektur bedeutet einen neuen Steckbrief mit neuem Termin.
- Skalieren: Integrationsplan, Monitoring, Prozessverantwortlicher, Einführungsbudget.
- Korrigieren: neue Hypothese oder neuer Umfang, neuer Steckbrief, Laufzeit von höchstens 4–6 Wochen.
- Beenden: kurze Notiz mit den Erkenntnissen, die in das Portfolio der Anwendungsfälle eingeht.
Welche typischen Fehler und Grenzen hat die Charta?
Die häufigsten Fehler betreffen die Messung und die Termintreue; die wichtigste Grenze des Steckbriefs ist die kleine Datenstichprobe aus dem Pilotprojekt. Bei 480 Angeboten entspricht ein Unterschied der Erfolgsquote von 2 Prozentpunkten etwa 10 Aufträgen (480 × 0,02 = 9,6), was zufällig sein kann. Deshalb wird das Qualitätskriterium als „kein Rückgang um mehr als einen festgelegten Wert“ formuliert, und die vollständige Bewertung der Erfolgsquote wird auf die ersten Monate nach der Skalierung verschoben.
- Start eines Pilotprojekts ohne Messung des Ausgangswerts: Im Nachhinein lässt sich keine Veränderung belegen.
- Pilotprojekte, deren einzige Nutzer Mitglieder des Projektteams sind.
- Verlängerung eines Pilotprojekts ohne neuen Steckbrief.
- Die Beendigung eines Pilotprojekts als Misserfolg werten: Ein termingerechter Abbruch spart Budget für weitere Anwendungsfälle.
- Den Steckbrief als rechtliche Bewertung behandeln: Die vorläufige Risikoklasse muss vor der Einführung bestätigt werden.