Register der KI-Systeme: Felder, Beispieleinträge und Risikoklassifizierung
Ein KI-Systemregister ist eine interne Liste der im Unternehmen genutzten oder entwickelten KI-Systeme und -Funktionen, mit der Rolle des Unternehmens und einer vorläufigen Risikoklasse. Es ist die Grundlage, um festzustellen, welche Pflichten aus der KI-Verordnung (AI Act) das Unternehmen betreffen. Der Artikel enthält eine Liste der Registerfelder, Beispieleinträge, die Vorgehensweise zur Informationserhebung, Regeln zur Bestimmung der Rolle des Unternehmens und die Grenzen des Registers.
Dominik Dębski · Lemur Media · · Lesezeit: 4 Min.
Geprüft von Dominik Dębski, 1.11.2026
Was ist ein KI-Systemregister?
Ein KI-Systemregister ist eine interne Liste aller KI-Systeme, die das Unternehmen nutzt oder entwickelt, mit Prozess, Verantwortlichem, Rolle des Unternehmens und vorläufiger Risikoklasse. Ein KI-System ist nach Art. 3 Nr. 1 der KI-Verordnung (AI Act) ein maschinengestütztes System, das mit unterschiedlichem Grad an Autonomie betrieben wird und aus den erhaltenen Eingaben ableitet, wie Ausgaben wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen erzeugt werden. Das Register umfasst im Unternehmen entwickelte Systeme sowie KI-Funktionen in Werkzeugen von Anbietern. Der AI Act selbst schreibt keine Form für ein solches internes Verzeichnis vor, ohne es kann das Unternehmen Pflichten jedoch nicht konkreten Systemen zuordnen.
Welche Felder sollte das Register enthalten?
Das Register hat elf Felder; die Rolle des Unternehmens und die vorläufige Risikoklasse bestimmen den Umfang der Pflichten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kennung und Name | Name des Systems oder Werkzeugs, Version |
| Lieferant | Unternehmen, das das System liefert, oder Hinweis auf Eigenentwicklung |
| KI-Funktion | Was die KI-Komponente tut: klassifizieren, Inhalte erzeugen, empfehlen, bewerten |
| Geschäftsprozess | In welchem Prozess das System eingesetzt wird und welche Entscheidungen es unterstützt |
| Fachlicher Verantwortlicher | Person, die für den Einsatz des Systems verantwortlich ist |
| Rolle des Unternehmens | Anbieter oder Betreiber |
| Betroffene Personen | Kunden, Bewerber, Mitarbeitende, Schüler |
| Eingangsdaten | Datenkategorien, einschließlich personenbezogener Daten |
| Vorläufige Risikoklasse | Verbotene Praktik, hohes Risiko, Transparenzpflichten, minimales Risiko |
| Pflichten und Status | Liste der Pflichten und Stand ihrer Umsetzung |
| Überprüfungsdatum | Wann der Eintrag zuletzt überprüft wurde |
Wie sehen Beispieleinträge aus?
Die Beispieleinträge zeigen, dass dasselbe Unternehmen im Register Systeme mit unterschiedlichen Risikoklassen und in unterschiedlichen Rollen führen kann. Die Klassen sind vorläufig und müssen bestätigt werden. Derselbe Werkzeugtyp kann je nach Einsatz in unterschiedliche Klassen fallen: Ein Sprachmodell zur Textredaktion hat eine andere Klasse als dasselbe Modell zur Bewertung von Bewerbern.
| System | KI-Funktion | Rolle des Unternehmens | Vorläufige Risikoklasse |
|---|---|---|---|
| Recruiting-System mit Sortierung von Bewerbungen | Bewertet Bewerber und erstellt eine Rangfolge | Betreiber | Hohes Risiko (Anhang III, Nr. 4) |
| Chat auf der Website | Beantwortet Kundenfragen | Betreiber | Transparenzpflichten (Art. 50) |
| CRM mit Lead-Scoring | Ordnet Leads nach Kaufwahrscheinlichkeit | Betreiber | Minimales Risiko |
| Eigenes Modell zur Nachfrageprognose | Prognostiziert den Produktabsatz | Lieferant | Minimales Risiko |
Wie erhebt man die Informationen?
Die meisten Systeme deckt eine Prüfung der Softwareverträge und -rechnungen auf, weil Anbieter bestehenden Werkzeugen oft KI-Funktionen hinzufügen, ohne dass das Unternehmen gesondert darüber entscheidet. Die erste Bestandsaufnahme in einem Unternehmen mit 250–999 Mitarbeitenden dauert in der Regel 3–4 Wochen. Folgeprüfungen sind kürzer, weil sie nur Änderungen betreffen.
- Prüfung der Liste der Softwareanbieter und der Verträge aus Einkauf oder Finanzabteilung.
- Interviews mit Prozessverantwortlichen: HR, Kundenservice, Vertrieb, Marketing, Finanzen.
- Mitarbeiterbefragung zu Werkzeugen, die eigenständig genutzt werden.
- Prüfung der Anbieterdokumentation: ob und welche KI-Funktionen das Werkzeug enthält.
Wie bestimmt man die Rolle des Unternehmens?
Ein Unternehmen ist Anbieter, wenn es ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt; es ist Betreiber, wenn es das System im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit verwendet. Nach Art. 25 der KI-Verordnung (AI Act) gilt ein Betreiber als Anbieter eines Hochrisiko-Systems, wenn er seinen Namen oder seine Marke darauf anbringt, eine wesentliche Änderung daran vornimmt oder die Zweckbestimmung so ändert, dass das System zu einem Hochrisiko-System wird. Bei Systemen, die in die Hochrisiko-Kategorie fallen könnten, wird die Rolle mit einer Kanzlei bestätigt.
Welche Bereiche erfordern Aufmerksamkeit, und wo liegen die Grenzen des Registers?
Anhang III des AI Act nennt acht Hochrisiko-Bereiche; in Unternehmen betrifft dies am häufigsten Beschäftigung und Kundenbewertung. Die Bereiche sind: Biometrie, kritische Infrastruktur, Bildung, Beschäftigung und Personalmanagement, Zugang zu grundlegenden privaten und öffentlichen Diensten (u. a. Kreditwürdigkeitsprüfung sowie Risikobewertung und Preisbildung in der Lebens- und Krankenversicherung), Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle sowie Rechtspflege und demokratische Prozesse. Nach den Änderungen durch die Verordnung 2026/1744 gelten die wesentlichen Pflichten für Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027.
- Das Register enthält eine vorläufige Einstufung; die abschließende Bewertung von Hochrisiko-Systemen erfordert eine rechtliche Prüfung.
- Einträge veralten, wenn Anbieter neue Funktionen hinzufügen. Deshalb wird das Register mindestens einmal jährlich und bei jeder Vertragsverlängerung überprüft.
- Ein Register ohne Verantwortlichen und ohne Prüfdatum bei jedem Eintrag bildet die Praxis schnell nicht mehr ab.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), EUR-Lex
- AI Act, Art. 3: Begriffsbestimmungen (artificialintelligenceact.eu)
- AI Act, Art. 25: Verantwortlichkeiten entlang der KI-Wertschöpfungskette (artificialintelligenceact.eu)
- AI Act, Anhang III: Hochrisiko-KI-Systeme (artificialintelligenceact.eu)
- Hunton: EU Digital Omnibus on AI enters into force